Что такое жить по системе GTD и почему это сделает успешнее и счастливее именно Вас?

В качестве эпиграфа: "Выкиньте все из головы!" © D.Allen

Если вы задумались о том, почему вас не устраивает текущее положение дел, то это означает только одно — у вас проблема с ведением дел и то, что ваша действующая система контроля за делами не работает. Есть конечно редкое исключение — на вас взвалено слишком много, чтобы вы могли это исполнить. Но я такого еще не видел.

Серебряной пули, увы, тут нет. Никто за вас ваши дела не сделает, а методика контроля, даже самая действенная, не добавит в рабочие сутки больше часов, чем имеется. Поэтому не стоит надеяться, что все проблемы испарятся, как дым, стоит только установить соответсвующую программу или внедрив ту или иную методику. Все зависит только от вас и больше ни от кого еще.

За что я «люблю» Дэвида Аллена, так это за то, что он сказал много хорошего, дал пищу для ума, но не дал никаких действенных рецептов для внедрения его техники. Я же хочу загладить этот пробел.

«Метод, в сущности, гурджиевский, относится к так называемому „пути хитрого человека“. В нем ты рассматриваешь себя как машину.» © В.Пелевин, Поколение П

Итак, когда мы выяснили, что наши проблемы нам никто помогать решать не собирается, возникает резонный вопрос — а к чему это все? Да, ваши проблемы — это ваши проблемы. Тут ничем помочь не могу. Но можно помочь начать себя чувствовать лучше, даже при грузе проблем в разы больше текущего! Так что мы будем по большей части говорить не о делах, а о вашем сознании и подсознании.

Переход с любой системы в другую систему тяжел. Хотя бы потому, что вашему сознанию требуется перестроиться. Каждое дело, которое есть на данный момент в вашем списке — это отдельный процесс/алгоритм/условия. И все они съедают ваше внимание, которое не безгранично. Это и есть тот бардак, с которым вам придется бороться. Сколько у вас записей с напоминанием? Сколько у вас записей с пометкой «Не забыть»? Наберется, думаю, изрядно. А ведь, как только мы делаем такую пометку, наше сознание начинает бесконечный цикл, постоянно поднимая эту задачу наверх вашего внимания. Но когда таких задач становится много, то «стек» начинает сбоить, и вы забываете именно то, что требовалось «не забыть».

Так вот, при переходе с одной системы (или из тотального бардака) на другую, вы дополнительно навешиваете еще процессы на каждую задачу. Ваше бедное сознание и без того уже перегружено! Поэтому нет смысла пытаться охватить все сразу. Делайте это постепенно. В случае с GTD процесс будет идти по лавине (сперва медленно, дальше все быстрее и легче). Почему так? Потому что система GTD предлагает единый алгоритм для всех дел, а соответственно ваше сознание со временем начинает разгружаться от излишних повторений алгоритмов, навешаных на каждое дело, высвобождая «полезное пространство» для чего-то иного.

(тут вы должны прочесть книгу Getting Things Done для ознакомления с терминами)

Не пытайтесь сразу выстроить большую универсальную схему. Вы опять же в ней погрязнете. Усовершенствовать ее будете потом, по мере необходимости.

Для начала возьмите свой список дел и выберите из него самые волнующие на данный момент вас дела. Их наберется с десятка два, для начала этого хватит. Теперь разместите эти «дела» во входящем. Затем возьмите из вашего списка как минимум 5 дел, которые вам неприятно/не хочется делать, которые вы постоянно откладываете на потом. Положите их туда же. Это ваш «стартовый капитал». Именно эти дела занимают на данный момент вашу «оперативную память», именно от них нам предстоит начать избавляться в первую очередь. Но «избавляться» не означает, что вы их тут же сделаете! «Избавляться» означает — разгружать ваше сознание. Это разные вещи.

Отступление: Д.Аллен советует сразу разобрать все дела. Это будет работать только в том случае, когда дела уже относительно приведены в порядок или сознание еще не перегружено, а свободного времени просто завались. Я же хочу сделать переход более безболезненым и эффективным.

Сложили? Хорошо. Давайте теперь на время о них забудем и займемся другим делом — создадим контрольный журнал. Это будет перечень ежедневных обязательных действий. С его просмотра должен начинаться ваш трудовой день. Запишем в него всего несколько действий:

Разобрать входящие

Съесть лягушку (или несколько лягушек на ваше усмотрение)

Занести 10-20 важных на сегодня дел из старого списка во входящие

Занести 5 неприятных дел из старого списка во входящие



Это ваш план действий, пока не опустеет старый список. С него начнется ваша самоорганизация. Рабочее утро у вас должно начинаться с того, что вы исполняете каждый пункт последовательно. Пока список ваших старых дел не исчерпан, у вас будут в конце рабочего дня оставаться дела во водящих — не волнуйтесь, вы их разберете завтра.

Теперь мы вернемся ко входящим.

Дробите, категоризируйте, но не мельчите

Первая моя ошибка — наплодил кучу контекстов просто так. Спустя некоторое время мне пришлось заново пересматривать весь список. Задача не из приятных, отнимает кучу времени.

Итак, для начала определите себе правила для наименования контекстов:

@ — это место, которое предполагает действие
# — это временная рамка (скажем #утро, #день, #вечер)
= — Действие, тип
^ — это событие… (Хотя рано еще с ними возиться)
! — это группа контекстов (не используется для маркировки дел)

Основных типов контекстов у вас будет всего два — место и тип действия. Остальные — это для программ и продвинутых пользователей

Итак, заведите изначально следующие контексты:

@Дом
@Офис
@Улица
@Магазин

Это основные места. Можете добавить сюда еще места, где вы бываете часто по делу. Но только те, где вы бываете не раз в год, а чаще

Внимание! Не добавляйте контексты, если у вас нет никаких дел для них.

Теперь заведем контексты для действий:

=Звонок
=Емейл
=Встреча
=Документ
=Купить
=Проверить (используется для проверки делегированных задач)

Для самоорганизации и для контроля распорядка дня можете добавить контексты времени:

#Утро
#Полдень
#Обед
#После обеда
#Вечер

Статус:

~Лягушка

Пока только это! Остальное у вас будет добавляться по мере необходимости.

Теперь можно переходить к разбору задач, которые мы складировали в самом начале.

Чистка конюшен и поедание земноводных

Я больше чем уверен, что список из тех 10-20 задач, что вы сложили, вырастет в результате разбора до 50 задач. Почему? Потому что всегда найдутся не задачи, а цели (такие как «поднять продажи», «разработать концепцию», «переезд в другой офис»). Они разобьются на 5-10 задач, связанных той самой целью, которую вы уже описали. Вы должны брать каждое дело в руки и следовать схеме GTD — «что это? Я ли должен заниматься? Сколько времени это займет?»

Иными словами — вы читаете вашу задачу и задаете себе один вопрос — "Что это? Как я должен это сделать?". Если это простое действие, которое вы можете исполнить, значит задача поставлена правильно. Если же это подразумевает несколько действий, или разветвленное с рядом условий дело, то это цель (или проект). Его стоит раздробить на список простых и понятных действий, таких как «позвонить, поговорить, написать письмо, создать документ, найти информацию, передать». Так вы высвободите свое сознание от задачи повторного определения «Что это?», когда вы будете смотреть на запись в списке задач.

Разбирайте задачи сверху вниз, не выхватывая то, что вам кажется легким и то, что вы можете исполнить сию секунду. Это очень важно. От вас не требуется исполнять, только разобрать! Но если текущее дело, которое попало вам в руки, может быть исполнено за срок менее двух минут, то исполните его и забудьте о нем! Требуется позвонить и договориться о встрече? Возьмите телефон и позвоните. Но если это займет более двух минут — оставьте его на потом, потому что в противном случае весь список ваших дел перекочует во входящие и ничего не изменится.

Что вы должны делать в момент разбора? Определить тип, место, возможно время для действия, пометить его контекстом/ами и переложить это дело в определенную папку. Структура папок у вас может быть любая, так как вам удобно. Это не играет роли. Все!

В качестве отступления: Что происходит с сознанием в момент разбора? Когда вы определяете простой тип действия, то вы подсознательно понимаете, что действие на самом деле крайне простое и может быть выполнено вами без особых усилий. Пометив дело контекстом вы автоматически навешиваете на дело стандартный алгоритм. Ваш разум перестает хранить в сознании алгоритм именно для этого дела. Он отсортировывается в некую библиотеку алгоритмов в сторону, а дело в другую сторону с пометкой «при использовании достать необходимый алгоритм из библиотеки».

При перемещении дела из входящих в какую либо папку ваше сознание считает, что дело уже частично на пути к исполнению и снижает фактор тревоги, а соответственно стресса.

Неприятные дела называются с легкой руки Архангельского — лягушками. Их надо есть. Вы себе не представляете, сколько оперативной памяти они съедают! Это может быть вполне простая двух-минутная операция, но настолько она вам неприятна, что вы ее откладываете на день-два, затем на неделю-две-три-месяц… И в итоге она вырастает просто в огромную проблему. Таким делом может быть что угодно — от неприятного звонка до оплаты счета или налога, который не хочется платить.

У лягушек есть очень неприятная особенность — они любят размножаться. Бывает так, что неоплаченый счет рискует превратиться в итоге в судебное разбирательство или вовремя не сделаный звонок в убытки для фирмы, не отточеное резюме в не полученое хорошее рабочее место, не купленый вовремя подарок в домашнюю ссору. И изначально примитивное действие вырастет в десять таких же неприятных действий. Лично меня всего с пару десятков лягушек вгоняли в состояние тяжелейшей депрессии.

Но после того как вы ее съели — ощущение такое, что с души сняли просто огромный камень! Солнце светит ярче, трава зеленее, жить хочется

Так что, ежедневное дело по поеданию лягушки оставьте в журнале и будьте гурманом французской кухни — это полезно для ваших нервов и бизнеса в целом.

Задачи разобраны, что дальше?

Вы выполнили ежедневный план по разбору ваших задач? Замечательно! Теперь, используя систему контекстов, фильтруйте и приступайте к их исполнению. ЗАБУДЬТЕ О СПИСКЕ СО СТАРЫМИ ДЕЛАМИ!!! Все, вы вернетесь к нему только завтра. Уверенность в этом даст вам силы.

Как фильтровать? Очень просто: задайте себе вопрос «Где я? Что рядом со мной? Что я могу делать в данный момент (исходя из контекстов действий)»

— Я дома, рядом телефон, компьютер, сейчас полдень…

Фильтруем: @Дом +(=Звонки, =Емейл, =Документ, =Проверить, #Полдень)

Теперь играясь фильтрами вы можете легко увидеть все текущие возможные дела. Дальше все зависит только от вас.

Если случилось так, что ваш список дел вдруг опустел, то переходите к шагу 1 — заново наполните входящие и приступайте к алгоритму разбора, сортировки, маркировки…

О важности алгоритмов. Не срезайте углы!

Народная мудрость гласит: спешка нужна лишь при ловле блох. Это же относится и к вашим делам. Всегда, всегда, всегда действуйте только по отточеному алгоритму. Это позволит вам:

Избежать ошибок

Снять нагрузку со своего сознания



Чем больше вашего сознания будет высвобождаться, тем больше вы сможете уделить внимания расширению системы. Вам придется ее расширять, но в основном только для планирования следующих действий. В остальном все останется неизменным. Много задач, один алгоритм, несколько жестких правил и свободная и чистая голова

Напоследок несколько правил, которые выстраданы лично мной:

Всегда помещайте новую задачу во входящие, ничем ее не помечая. Просто записывайте задачу/заметку, комментарий к ней и складывайте во входящие не делая никаких попыток категоризировать ее. Если вы следуете алгоритмам действий, то вы уверены, что вы вернетесь к этой задаче, когда будет на то время. Спокойно оцените ее, категоризируете и дальше уже примите решение.

Не держите ничего в голове. Пришла в голову мысль, даже самая примитивная в стиле «надо бы проверить одометр на предмет смены масла» — запишите ее во входящих. Если вы этого не сделаете, то сознание будет постоянно возвращаться к ней. Вы уже ее оформили в сознании и дали себе задачу. Пока вы ее не исполните или не откажетесь от исполнения, она будет занимать ваше внимание, пусть и скрыто, но будет! Единственное исключение из правила — если вы можете это сделать прямо сейчас в течении двух минут и у вас есть на это время — лучше сделайте сейчас. Вы удивитесь, сколько всего делается прямо сейчас.

Сменив место нахождения, загляните в список дел. Это придаст вам уверенности, что вы ничего не забываете. Изначально ваше сознание все еще по привычке держит в голове дела, привязанные к месту. Но, если вы будете постоянно сверяться со списком, то разум расслабится и доверится вашей привычке.

Помечайте дела датой их занесения в список. Это позволит сортировать дела, которые висят очень давно. Скорее всего — это мусор, который надо выкинуть. Ваше сознание освободится от него с огромным удовольствием.

В момент перехода на GTD забудьте о делах, которые находятся вне системы! Это очень важно. Вы должны довериться себе. Без этого система работать никогда не будет. Но новые дела должны попадать только в GTD, а не в старый список.

Источник

Интересно



Интересно

Актуально

Жми «Нравится» и получай самые интересные статьи в Фейсбуке!
© 2015 | С МИРУ ПО НИТКЕ
О нас | Политика конфиденциальности | Политика копирования | Контакты | Карта сайта